Poveri noi .3: Programmazione e gestione

Pubblicato il da Celia

Nelle puntate precedenti:
> Poveri noi .0: Rinunciare
> Poveri noi .00: Il rimedio è la povertà
> Poveri noi .1: Cibo – parte I
> Poveri noi .1: Cibo – parte II

paper-dollars-elah-chewing-gum

Dopo aver pubblicato i due post introduttivi ed i due sulla spesa alimentare, non sono tornata sull’argomento povertà / denaro / risparmio per un bel po’.
Ora, facendomi il segno della croce perché la questione è articolata – e dunque rassegnandomi subito a dire, in modo sensato, giusto il 40% di quanto avrei in mente -, provo a raccontarvi qualcosa a proposito di come mi regolo io.

Vi assicuro che non sono una contabile, e anzi per la materia non sono portata (ho fatto Economia Aziendale alle superiori: un rapporto di amore-odio, come per la matematica).
Ma qualcuno a volte si fa l’idea che abbia un background del genere, soltanto perché non solo tengo traccia al centesimo delle mie spese, ma non mi arrabatto col Kakebo – ancora troppo generico e poco personalizzabile secondo me – bensì utilizzo Excel, baruch HaShem (Dio sia benedetto) per averlo creato.

Paroloni

Lo so, il titolo fa molto meeting di commercialisti.
E allora, togliamoci questo peso: facciamoli volare subito questi paroloni grossi, e riconduciamoli ad una ragione più domestica.
A me piace organizzare. Mi piace da matti! Per altro, è un genere di attività distinta ma che si accorda benissimo con il minimalismo in tutti i suoi aspetti: saper leggere le situazioni e la propria interiorità, farsi un quadro preciso delle cose per potersi costruire una prospettiva realistica di ciò su cui vogliamo intervenire, e poi individuare tempi, costi e modalità adeguata sono abilità spesso sottili, ma indispensabili.

Insomma, trovo dilettevole oltre che utilissimo avere sotto controllo la mia disponibilità finanziaria, momento per momento, nonché programmare e monitorare le mie spese, dalle più consistenti alle più spicce.
Programmare significa fare:

  • previsione
  • gestione
  • rendicontazione

Paura, eh? Di nuovo paroloni 😉
Ma potete sceglierne altri, se credete: vi consiglio di prenderli per quel che sono di fatto, al di là del suono burocratico che sembrano avere.
Previsione equivale semplicemente a mettere su carta (per cominciare, o se vi è più comodo) ogni fonte di guadagno ed ogni voce di spesa che sapete si verificheranno, diciamo, nell’arco di un mese – di solito si fanno i propri conti su base mensile, pensando innanzitutto ad uno stipendio regolare, per chi ce l’ha.
Gestione equivale a tenere traccia di ciò che realmente vi entra nel portafogli (E sul conto corrente, E su un’eventuale carta prepagata, ecc.), come di ciò che realmente  ne esce. Dunque, ogni giorno o comunque ogni volta che effettuate una spesa o avete un introito, si tratta di segnarveli a fine giornata.
Excel? Un quadernetto? Un kakebo prestampato? Va bene tutto, (almeno per cominciare), e strada facendo stabilirete cosa vi è più consono. L’importante è segnare tutto, altrimenti falsereste i conti e vi impegnereste per niente: l’approssimazione è IL MALE. Se questa cosa, per quanto utile, non fa per voi (ma non arrendetevi subito), piuttosto impiegate il vostro tempo nello stiro o in cucina, oppure riparando un mobile, ripitturando o che so io: è economia domestica pure quella, ma siate certi di farlo come Dio comanda.
Rendicontazione non è altro che un “tirare le somme”. Elencare le entrate e le uscite in un prospetto unitario, suddiviso secondo ciò che vi sta a cuore evidenziare (io per esempio divido le uscite in necessarie, voluttuarie e risparmi), e calcolare il totale.
Rappresenta il momento in cui fate una sintesi di com’è andata la vostra mensilità, verificate i saldi del vostro patrimonio mobiliare (ossia: i soldi, i piccioli, la grana, le celebrità morte) e – questo lo scopo ultimo… – regolate l’uso che ne fate.

1-euro

A questo proposito, prima di esemplificare attraverso le mie semplici ma preziose tabelline, vorrei ricordare un must-have dell’economia oculata: il principio di precauzione. Una roba così figa che, infatti, quegli sfigati di trafficoni che nel 2008 han segato il ramo su cui stavano posati non conoscono.
Senza stare a farci un sermone, anche se potrei, ve lo traduco direttamente in una “prescrizione” pratica:

contabilizzo le uscite non ancora effettuate,
non contabilizzo le entrate non ancora riscosse.

Se prendete lo stipendio al 15 del mese, anche se il vostro posto di lavoro non è a rischio e non vi aspettate che il principale scappi l’indomani con le paghe per raggiungere le Maldive insieme all’amante, non segnatelo nel vostro prospetto finché non è effettivamente stato versato. Non si sa mai.
Se sapete già il giorno 1 che dal 20 al 28 andrete in ferie – anzi, lo sapete da mesi -, segnate ugualmente l’esborso anche se non è ancora avvenuto fisicamente: se dovesse accadere qualche imprevisto, potete sempre modificare il vostro file o la vostra pagina (e vi assicuro che veder ricomparire dei soldi già teoricamente spesi è piacevole), ma in caso contrario, oltre a portarvi avanti con l’inserimento di questa voce, non sarete tentati di spendere parte di quei soldi, che visualizzate ancora come disponibili ma in realtà non lo sono affatto. Rischiando, magari, di giocarvi la vacanza e beccarvi le legnate di vostra moglie.

Per gli amici cattolici all’ascolto, sì: si tratta di nient’altro che della buona, antica virtù cardinale della Prudenza.

Schemini

Il mio file spese_mensili.xls è sacro. Ne apro uno nuovo ogni anno (ovviamente facendo una copia del precedente e ripulendola dei dati superflui), e me lo coccolo spesso. Il mio file di rendiconto è come un Gremlin: è bellissimo, amorevole e coccoloso, ma – com’è giusto – non va trascurato, altrimenti invece di ispirarvi sicurezza e senso di padronanza delle vostre finanze vi morderà.
Chiarito questo punto essenziale, vi mostro con qualche screenshot come ho impostato il mio. E comincio da una delle due tabelle con le quali ho tenuto traccia dei contributi ricevuti dalle associazioni di volontariato – in questo caso, il pacco spesa della Caritas:

foglio-excel-caritas

Nulla di trascendentale, come vedete.
In questo modo, però, ho una panoramica completa su tutto ciò che ho ricevuto nell’arco dell’ultimo anno, e, nondimeno, so di preciso per cosa provare gratitudine.

Segue il foglio dedicato alla spesa vera e propria, ossia agli alimenti (ma anche ai prodotti per la casa e per l’igiene e agli utensili, accessori vari, ciascuno con la propria colonna specifica) che ho comprato con risorse mie – e dunque rientrano nel succitato prospetto:

foglio-excel-spesa

Mi sembra trasparente (e facile da utilizzare).
Le suddivisioni per categorie sono ovviamente del tutto personali, in base a ciò che acquistate più di frequente, e modificabili di mese in mese (di volta in volta copio la tabella a fianco della precedente, modifico l’intestazione e cancello i dati, e ne ho una nuova pronta).
Essendo Excel uno strumento preciso, non ha senso usarlo per poi inserirci cifre “a spanne”: se quantifico e calcolo anche gli shopper (raramente: uso le mie borse grandi) e persino i sacchetti di plastica per la frutta, non è – per una volta! – per maniacalità, ma per amor di precisione. Così, che si tratti di centesimi (quelli che io chiamo ramini, e che stiamo ormai dismettendo per fortuna) di un pezzo da un euro o di banconote di grosso taglio, conosco sempre la cifra esatta a mia disposizione.
Consiglio di essere precisi anche nella classificazione delle spese: una birra normalmente sarebbe un extra (casomai un’acqua tonica, per me, grazie), ma dal momento che quella segnata l’ho comprata come “compenso” per un amico che mi ha sistemato l’orto (noto anche come l’Ortolano) e/o per un vicino che a breve falcerà l’erba al posto mio (se la beccherà lui, perché l’Ortolano l’ho dissetato ad acqua ghiacciata e un brandy Stravecchio risalente al ’98), è corretto inserirla tra le spese necessarie.

Ed ora, due screenshot alle tabelle, sempre molto semplici, che mi riportano prelievi, versamenti e saldi dal libretto postale (con la successione ho chiuso il conto corrente, ma questo funziona quasi allo stesso modo e non ha costi di gestione) e dalla prepagata (PostePay Evolution, utilissima).

Questo slideshow richiede JavaScript.

Alla stessa stregua delle tabelle già viste sono quella in cui ho segnato il versamento del Contributo Nuove Povertà da parte del Comune (con relativo utilizzo), che ho poi inviato all’impiegato amministrativo; e quella relativa alle… “cene” offertemi periodicamente da un amico (grazie, S.!).

Ma il mese dov’è?

Tranquilli, ci siamo arrivati. E poi, per questo capitolo, chiudo (ma con la questione “gestione delle finanze” mica abbiamo ancora finito, neh).
L’ultima tabellina che vi propongo – no, la penultima – è la panoramica del mese in corso (per ora le spese sono contenute, ma conta l’idea generale).
Sempre divisa secondo l’effettiva necessità – ma forse dovrei dire bisogno, una parola oggi semi-sconosciuta – di ciascun esborso.
Molto interessanti i sub-totali.

foglio-excel-agosto

Ma a questo punto vi starete chiedendo il senso di quelle altre due tabelline più piccole, che corredano la principale… no? Peccato! Io lo spiego per chi ancora resiste.

Come da titoletti, visualizzano le cifre dei subtotali e le trasformano in percentuali.
E fin qui.
Nella prima, quella verde, potete modificare i dati della colonna centrale: se per esempio volete che le spese necessarie coprano il 90% del totale e, per converso, che le spese voluttuarie non superino il 5%, inserite queste due cifre nelle relative caselle.
Nella colonna di destra Excel vi calcolerà automaticamente a quanto del vostro budget totale (cioè di tutte le entrate) corrisponde quella percentuale, e saprete di non dover superare quella cifra.
Nella seconda tabella, invece, quella rossa, il funzionamento è l’inverso: il programma riporta automaticamente (in base alle formule inserite, che vi mostrerò tra un attimo) le cifre effettivamente spese finora per ogni categoria (colonna centrale) e la percentuale del budget totale cui corrispondono in un dato istante (colonna di destra). Potete così accertarvi di restare entro la percentuale stabilita per ciascuna di esse.

Ecco un esempio (del tutto inventato) di un budget mensile con delle ipotetiche spese, e le due tabelline che vi mostrano, oltre alle cifre, le formule che ho utilizzato:

foglio-excel-percentuali-cifre

In questo esempio, (tabellina verde) il totale (100%) corrisponde alla cifra di 2.220 euro di entrate. Stabilendo che volete assicurarvi che il 90% dell’intero importo venga speso per qualcosa di effettivamente necessario, e dunque inserendo 90 nella casella centrale, Excel vi “rivela” che a quel 90% corrispondono 1.998 euro.
Alla data attuale, vi dice ancora il file (tabellina rossa) avete concretamente impiegato per spese non futili il 71% del budget, corrispondente a 1565,19 euro. Il resto (ciò che avete ancora a disposizione per non sforare) risulta essere di soli 75 euro, cioè il 3%: sareste forse portati a credere di aver speso troppo per cose piacevoli ma non strettamente necessarie.
Dimentichereste, però, i risparmi: anche se figurano come una voce di spesa, perché vi escono dalle tasche, di fatto ci rientrano subito, soltanto diventano un accantonamento che non potete toccare salvo gravi imprevisti. E sommando 71+23, la percentuale rappresentata appunto dai risparmi, ottenete 94: dunque, siete stati abbastanza bravi da mettere da parte una quota fissa per le vostre vacanze, e questa, unita alle spese correnti, copre una percentuale persino maggiore di quella da voi stabilita all’inizio.
Tutto questo non è molto wow?

foglio-excel-percentuali

Con il comando “mostra formule”, che trovate nella scheda Formule di Excel, potete avere sott’occhio il calcolo nascosto dietro i vostri importi e risultati.
In questo modo, se avete un minimo di pratica, potete copiarvi le formule che ho usato nella vostra tabella, se vi interessano.
O, in alternativa, scrivetemi (trovate la mail nel menu a tendina in alto a destra) e vi invierò un file “pulito”, con le tabelle vuote pronte da usare – non credo di fare così tanto furore, ma non si sa mai…

… nel frattempo, la coppia-esempio – per carità: fortunata, ha due stipendi! E pure la parità salariale! – si è tolta qualche moderato sfizio ed ha pure messo via una quota mensile per le ferie programmate.
Diciamo che ci troviamo più avanti nel tempo, circa al 21 del mese: di quei 75 euro di resto, scommetto, avanzerà ancora qualcosa 😉

40 pensieri riguardo “Poveri noi .3: Programmazione e gestione”

  1. Alla faccia!!!!
    Complimenti e mi inchino ad un’organizzazione così millimetrica ^_^
    Questo mese, ora che ci penso, festeggio vent’anni esatti dal corso aziendale che mi ha fatto conoscere Excel. Per carità, otto ore non sono un corso, sono una chiacchierata fra amici, ma mi ha fatto scoprire questo scrigno magico che da allora ho continuato a studiare per conto mio, aiutato da quegli agili manualetti informatici che un tempo erano compagni di viaggio di qualunque informatico.
    Da quando sono andato a vivere per conto mio ho un file Excel che cresce e tiene traccia di ogni spesa, con totali parziali e scorporamenti vari, ma è niente in confronto all’efficiente foglio di calcolo che hai mostrato.
    Alla matematica e all’informatica però va aggiunta l’emotività umana. Qualche volta ho provato a fare cose simili, con consuntivi che mi permettessero di capire dove stessi sbagliando, in quale buco stessi lasciando cadere i soldi, ed era sempre colpa delle spese voluttuarie (maledette!): la depressione che mi provocava la lettura di quei prospetti mi bloccava le mani per un po’, ma bastava distrarmi un attimo perché le spese voluttuarie tornassero a colpire 😛

    Piace a 1 persona

    Rispondi

    1. Dài, sono sicura che il tuo è altrettanto ben fatto; e qui è tutta apparenza: i calcoli, alla fine, sono quei tre in croce 😉
      Io ho avuto la fortuna di partecipare ad un corso di due? tre? mesi, con due docenti bravi: niente paga come fare le cose quando te le hanno appena spiegate, possibilmente esseri umani in carne e ossa. Alla fine mi hanno “licenziata” come pro: una piccola soddisfazione.

      Le voluttuarie sembrano sempre abbastanza contenute, finché non ti togli la mano dagli occhi e non le guardi in faccia 😋

      Piace a 1 persona

      Rispondi

  2. (integro il commento prec.) Alla faccia del bicarbonato di sodio!
    Ma complimenti, amore! Se non mi diventi matta queste tue doti da ragioniera (?) torneranno molto utili. No, io di file così ne ho solo uno, in cui ci segno entrate e uscite sulla postepay (e chissà perché mi dà un gran fastidio aggiornarlo e lo trovo anche più macchinoso di quanto dovrebbe essere).
    Poi una volta coi miei amici avevo creato un file excel in cui si davano i voti a tutte le caratteristiche rilevanti delle ragazze che conoscevamo (e c’erano anche “mani” e “piedi”). Quel file invece non mi costava uggia aggiornarlo, chissà come mai…
    Bene, detto ciò è ora di farti le pulci… Come tuo futuro marito devo dirti alcune cose che non ti faranno troppo piacere:
    1 le salcicce e gli affettati dovresti tendere a eliminarli dalla dieta. Meglio il petto di pollo, semmai;
    2 le patatine pure. Ormai esistono in commercio prodotti alternativi. Comunque, solo perché sei te, ogni tanto te le concedo; 😉
    3 e che cos’è quell’altra voce “sfizi”? Sono ancora le patatine fritte che mi nascondi sotto un’altra spoglia per non farmi adirare, eh? Mascalzoncella! Ma io ti ho tanata lo stesso! 😀
    4 e poi questo lo sai già: da statistico stocazzico devo dirti che le probabilità sono sempre contro, nel gioco d’azzardo. Ora lo so che tu mi hai detto che hai vinto, ma rimane il fatto che stavolta ti è andata bene ma alla lunga ti andrà male, perché è così. Non ci credi? Bene, allora fatti uno schemino excel con quanto spendi e quanto vinci e poi ne riparliamo… 😉

    A parte gli scherzi, finché te lo puoi permettere (e non solo in termini finanziari) ti puoi concedere qualche vizietto, amore…
    ♥

    Piace a 1 persona

    Rispondi

    1. Ah sì eh?
      Un file con i voti alle ragazze eh?
      Ma bene bene… parliamone! 😛
      (Io al massimo voglio schedare i medici).

      Mio caro promesso consorte:
      1 – le salsicce sì (le ho comunque mangiate occasionalmente, e come sai per una buona ragione ossia la carenza di ferro), ma gli affettati perché mai? Non sono messi insieme con gli scarti. Considera inoltre che io compro solo affettati “scuri”: bresaola, crudo, speck; cioè i migliori quanto a contenuto di proteine.
      Anche il petto di pollo ha una buona quantità di proteine (in ogni caso leggermente inferiore), ma mi stufa. E dato che anche la carne succitata la mangio più per necessità che per gola, direi che sono fin troppo brava 😉
      2 – Se per prodotti alternativi intendi i legumi compressi tipo Risi&Bisi, no grazie. Le patatine, come i gelati, come altra roba industriale non fanno male se non ne mangi a chili. E ne esistono di tipi diversi. Ti concedo di concedermele perché ti amo, ma ti consiglio di non sottrarmi mai il pacchetto dalle mani: potrei mozzicare 😋
      3 – Ma ovvio che sono quelle 😀
      Corrispondono alla voce “extra” nel foglio “spesa” 😀
      3bis – Visto che sai cucinare bene le verdure, e che non ti scazza, ti eleggo mio cuciniere ufficiale. Così tu sarai sempre certo che ne assuma il giusto, ed io non mi romperò i torroni, potendomi dedicare soprattutto a frutta (che preferisco) e carboidrati (che dovrò regolare io stessa). Contento?! ^_____________^

      4 – Da statistico stocazzico saprai anche che l’azzardo è stocastico, ergo sì, il banco vince ma non essendo il gioco a somma zero anche lo scommettitore vince.
      Se poi quest’ultimo lo piglia appunto come un gioco, e magari sceglie quello con probabilità più favorevoli (basta leggersi due tabelle), quando ci guadagna lascerà lo scettico moralizzatore a piedi e non condividerà lo champagne.
      Compris, cheri? 😉 😘

      Piace a 1 persona

      Rispondi

      1. Il file con i voti alle ragazze era roba di gioventù… anche se confesso che lo ideai da solo e poi convinsi i miei amici a partecipare! XD

        1 nun ce provà! mo uno se magna le sarcicce perché c’hanno er ferro! ma piantala! : D le sarcicce fanno molto male perché hanno molti grassi e sono carne lavorata… Come pure gli affettati hanno molti conservanti che li rendono più cancerogeni della carne fresca…
        2 i prodotti alternativi sono le simil patatine in mais che hai mangiato da me. Ricordi? Erano buone e non facevano molto male… 😉
        3 ci pensavo a divenire tuo chef culinario ufficiale… poi ne riparliamo… 😉
        4 vabbè mo me la voi intortà sulla Statistica? quel che dici è vero ma la mia legge è superiore alla tua… Come dire: a ogni estrazione del lotto tutti i numeri hanno sempre la stessa probabilità di essere estratti, nevvero? Ma questo non toglie che se uno considera il quadro storico ce ne sono certi che si possono ritenere più probabili di altri, visto la legge dei grandi numeri, a cui tutti noi dobbiamo inchinarci! (ti stai chinando in questo momento? io sì, fallo pure tu, amore) 😉

        Piace a 1 persona

        Rispondi

        1. 1 – E nun la pianto no! Certo che la carne fresca è più bona, salutisticamente parlando… ma chi c’ha voja de quella? E’ già tanto che me spreco va’!
          2 – Eccerto, giusto. Bone quelle. Le polentine! Massì, vedi che tutto se po’ ffa’.
          3 – Bravo figliolo!
          4 – E chi te intorta a te! Tu sì più de coccio de me, figurate. Me ‘nchino me ‘nchino, ‘a voja.
          Poi c’hai da carcola’ che per me ner guardagno der scommetitore c’entra pure er sentimento, la soddisfazione; ‘na robba che i statistici mica la vedono. E’ così, ce sta er sentimento da mettece dentro. Stacce ❤

          (La pressione non la provano, ma sto bene.
          Tra due giorni, risultati).

          Piace a 1 persona

        3. Mi sa che ci tirerebbero i pomodori… però, almeno, avremmo verdura da mangiare… appunto! 😂
          Fai pure con comodo, come sempre.
          Io ti aspetto qui, e mi dedico al sushi. (Non mi pare d’averti mai chiesto se ti piace. E parlo solo di sapore, eh, mo’ non tirarmi fuori il mercurio ecc. 😉 )

          Piace a 1 persona

        4. …Ma il sushi è molto rischioso, amore! (lo dico semiseriamente) 😉

          No, non l’ho mai assaggiato e mai lo assaggerò, scusami amore. Come puoi fidarti a mangiare pesce crudo, in particolare di questi tempi?

          Piace a 1 persona

        5. Eh, tu hai ragione… ma è così buono, che ogni tanto me lo concedo. Ormai solo confezionato, mai al ristorante (specie se tenuto da cinesi: l’ultima volta, tre annetti fa, sono stata in una di questi con Sam. e una nostra amica, e non sono stata male, ma ho avuto un’ansia pazzesca per giorni. Ho chiuso).

          Oggi l’ho preso alla Conad (seconda volta: l’ho provato e l’ho trovato buono), perciò volendo posso verificare la provenienza del pesce (sulla confezione è indicato solo l’intermediario).
          Tranquillo, non tenterò di iniziarti al sushi se non ti va: anche se uno ci si converte, è un piacere che deve eventualmente scoprire da sé. Non è esattamente come consigliare un piatto di pasta 🍣🍥

          Piace a 1 persona

  5. Pensavo di essere rimasta senza parole per i 35 accendini, ma questo articolo li batte. 😀 Complimenti! Brava!! Magari hai anche i grafici per visualizzare meglio i dati? Io non ho proprio pazienza per registrare ogni singola voce. Uso anch’io delle tabelle excel per tenere conto di alcune spese che mi interessa maggiormente tenere sott’occhio, ma niente a che vedere con il tuo livello di dettaglio. Non ti scappa nulla!! 😉

    Piace a 1 persona

    Rispondi

    1. Al centesimo 😉
      Grazie 💜💜💜
      No, i grafici non li faccio perché tanto già con le percentuali ho una visione d’insieme, e mi basta. Ne ho messo solo una serie, ma proprio basic, in un’altra tabella che pubblicherò nel post di domani – essì: domani si chiude con i risparmi!

      Piace a 1 persona

      Rispondi

  6. Mah, io mi baso sul pur sempre valido caso… però complimenti all’organizzazione totale globale, se poi è tutto in cloud e poggia su un docket o robe simili, stravov! Siamo alla supremazia assoluta della conduzione domestica

    "Mi piace"

    Rispondi

        2. Quasi, in realtà è un container, ovvero una struttura che, sfruttando il sistema operativo (nasce con Linux, ma anche Windows lo supporta da qualche tempo) permette di creare vere e proprie macchine virtuali all’interno di processi del sistema operativo che sta alla base, dando maggiore sicurezza e permettendo di avere una macchina “nuova” ad-hoc e…
          ook ok Nerd mode = OFF

          Piace a 1 persona

        4. Ci vorrebbero 3 pagine per descrivere su cosa si basa il “container” tra l’altro è una delle varie implementazioni di una serie di caratteristiche di “isolamento tra processi” dei sistemi operativi moderni… ma direi che ha poco senso parlarne qui 😀 … l’avevo messo solo per aggiungere paroloni al precedente messaggio 😀 😀 😀

          Piace a 1 persona

  7. Pingback: Poveri noi .4: Risparmi ed accantonamenti – Le cose minime

Lascia un commento

Pubblicato da Celia